Ultimas tendencias en Convenciones de Negocios

Ultimas tendencias en Convenciones de Negocios
Por Sergio Ventura, Director de Meeting & Events de MCI Group Argentina (www.mci-group.com/argentina )

¿Alguien tiene ganas de estar mirando un PPT en el salón de un hotel al lado del mar, mientras por la ventana ve cómo las nubes se mueven suavemente en el cielo azul? Claro que no. Pero además, las convenciones que usualmente se realizaban con viajes exóticos y para potenciar al cuerpo de ventas, fueron evolucionando y hoy se perciben como espacios para estimular la convivencia entre todos los niveles de la compañía.

En este marco, lo ideal es romper las barreras de los niveles jerárquicos y ayudar a que la gente se conozca en otro contexto, para optimizar la comunicación interna y fomentar un verdadero espíritu de equipo, que permita generar compromisos e impulsar el logro de determinadas metas.

A partir de este cambio de concepto y en respuesta a las demandas del mundo corporativo, fueron surgiendo nuevas propuestas que, de una manera lúdica y creativa, recorren el ámbito del turismo, la gastronomía o los deportes de aventura ofreciendo otra manera de trabajar la motivación, la integración y la capacitación del personal. Se trata de actividades basadas en la premisa de que "lo que se vive, nunca se olvida".

Viajemos juntos.
Una manera diferente de relacionarse con el otro es la que se desarrolla durante un viaje, aunque sea corto. Y si durante el mismo se proponen trabajos en equipo, mejor aun. En cualquiera de los casos, hay que tratar que durante la convención la gente experimente situaciones que solo se pueden dar en el contexto de un viaje con la compañía. Muchas veces los participantes ya conocen el destino, pero la diferencia está en lo que experimenten en ese viaje, en concreto.

Hay propuestas que ponen a prueba la organización de un equipo para cumplir una serie de pruebas temáticas, a desarrollar en diferentes circuitos turísticos. A la par que recorren el destino, los participantes van descubriendo y descifrando diferentes pistas y pruebas para lograr el objetivo final.

Los participantes son divididos en equipos y trasladados en vehículos utilitarios con chofer. Cada equipo recibe un material instructivo compuesto por una Hoja de Ruta que indica cada uno de los destinos a recorrer. En cada estación visitada, encontrarán a un coordinador quien le dará las consignas a cumplir para continuar la carrera hasta llegar a la meta final cumpliendo con determinados objetivos.

Esta modalidad brinda a los participantes a una Convención la posibilidad de conocer la ciudad y sus puntos turísticos más relevantes de una forma lúdica, interactuando con personajes itinerantes. Pero además, propone trabajar ejes conceptuales de importancia para el organizador del evento como el trabajo en equipo, el compromiso, la confianza y el foco hacia un objetivo.

Poniendo el cuerpo.
Otra propuesta que ha conseguido una importante aceptación permite que los participantes trabajen la comunicación, la escucha y la visión compartida, con la excusa de formar parte de una brigada de cocina. Por ejemplo, se propone preparar en tiempo record una serie de platos que ellos mismos luego degustarán, en una actividad aplicada al desarrollo de trabajo en equipo, creatividad, confianza, etc.

También se han generado actividades que parten del concepto de construcción conjunta. En este caso se trata de edificar un espacio físico en equipo, para lo cual previamente habrà que atravesar un circuito de pruebas físicas e intelectuales que culminan con el armado de una casa, sucursal, stand, etc.
La actividad permite abordar diferentes conceptos relacionados con el trabajo y el aprendizaje grupal, la comunicación, la negociación y la estimulación creativa, entre otros. La idea es que los contenidos sean aprendidos y “aprehendidos” desde la vivencia, con ejemplos de la práctica diaria laboral y privada que traigan los participantes.

Ningún juego
La utilización del juego como recurso para el aprendizaje permite simular situaciones y problemas reales. Esto se realiza en el marco de actividades que, si bien parecen puramente recreativas, son en realidad metáforas de lo que sucede regularmente en la vida diaria de las personas, de sus grupos de trabajo y de las organizaciones.
Las herramientas prácticas ligadas a lo lúdico, lo deportivo, lo cultural o lo social, logran los objetivos de involucramiento, compromiso, comprensión de metas comunes, etc. además de generar un espacio de participación transversal y mayores vínculos de confianza.
A continuación, siempre será posible incluir un módulo para la presentación de nuevos productos, por ejemplo.

Por último, hay que señalar que es muy diferente organizar una convención de vendedoras de cosmética que una para miembros de la Generación Y que ofrecen las últimas tecnologías informáticas, por ejemplo. Por eso hay que tener especialmente en cuenta al target de la convención (su edad, gustos, formación general, características, experiencias previas).
Aún así, hay quienes aún prefieren organizar un viaje para todo el personal, y contratar a un gurú para que brinde una conferencia. Todas las herramientas son válidas, pero a la hora de determinar los objetivos del evento y cómo lograrlos, es fundamental indagar bien en el interior de la empresa, su cultura corporativa y su manera de comunicarse con el área de ventas, para ajustar la propuesta y optimizar sus resultados.