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Régimen de reuniones a distancia de órganos societarios. Regulación de la Comisión Nacional de Valores y la Inspección General de Justicia

 La posibilidad de que las reuniones de directores, síndicos y las asambleas se puedan realizar a distancia ha sido siempre una necesidad, sobre todo en los nuevos tiempos en los que las innovaciones tecnológicas permiten las comunicaciones eficientes con gran accesibilidad. Luego, las restricciones a la circulación ocasionadas por la pandemia del año 2020 debido al virus COVID-19, dejaron en evidencia la imperiosa necesidad que tenían no solo las sociedades abiertas sino también las cerradas, de celebrar las reuniones de todos sus órganos societarios a distancia.

 

Si bien el régimen general ya se preveía desde la reforma del Código Civil y Comercial de la Nación del año 2015[1], las regulaciones aún eran reticentes a su recepción completa[2]. Con la llegada de las restricciones a la circulación dictadas en el mes de marzo de 2020, tanto la Comisión Nacional de Valores (la “CNV”) como la Inspección General de Justicia[3] (la “IGJ”) dictaron resoluciones generales que permitieron a las sociedades no interrumpir el funcionamiento de sus órganos por el sólo hecho de no poder reunirse en forma presencial.

 

De esta forma, y adoptando un criterio que permite que las reuniones se celebren sin la presencia física de ningún miembro (algo que hasta el momento no era de práctica, y tampoco posible en el régimen de la IGJ), tanto las sociedades cerradas como las sociedades sujetas al régimen de oferta pública quedaron habilitadas para celebrar reuniones a distancia.

 

Como veremos a continuación, cada régimen tiene sus particularidades y requisitos, pero en principio ambos están en sintonía con lo que ya preveía el código de fondo.

 

1. El régimen transitorio y la regulación definitiva de la CNV.

 

En el marco de la emergencia sanitaria, y ante la inminencia de la celebración de las asambleas anuales de las emisoras, en abril de 2020 la CNV dictó la Resolución General N° 830 (la “RG CNV 830”) estableciendo el régimen aplicable para la celebración de las reuniones de asamblea y de directorio de las emisoras a distancia, aun en los supuestos en que el estatuto social no las hubiera previsto.

 

La RG CNV 830 establecía que para los casos en los que la posibilidad de celebrar las asambleas a distancia no estuviera prevista en el estatuto social, se debía cumplir con los siguientes requisitos adicionales:

 

(a) La emisora debía difundir la convocatoria por todos los medios necesarios, además de las publicaciones que por ley y estatuto corresponden; y

 

(b) La asamblea debía contar con el quórum exigible para las asambleas extraordinarias y resolver como primer punto del orden del día su celebración a distancia con la mayoría exigible para la reforma del estatuto social.

 

En relación con las reuniones de directorio, las emisoras que no lo tuvieran previsto en sus estatutos, podían celebrar dichas reuniones a distancia, observando los recaudos mínimos previstos en el artículo 61 de la Ley de Mercado de Capitales N° 26.831 y debiendo en la primera asamblea presencial que se celebre una vez levantadas las medidas de emergencia ratificarse lo actuado por el directorio como punto expreso del orden del día, contado con el quórum exigible para las asambleas extraordinarias y con las mayorías necesarias para la reforma del estatuto social.

 

A fines de 2021, la CNV resolvió iniciar el procedimiento de elaboración participativa de normas invitando a la ciudadanía a expresar sus opiniones y/o propuestas respecto de la adopción de una reglamentación sobre la reglamentación de asambleas a distancia y/o de modalidad mixta.

 

Ya finalizado el año 2021, el dictado de la resolución general aún continuaba pendiente, por lo que el 4 de febrero de 2022 la CNV publicó el Criterio Interpretativo CNV N°80 mediante el cual dispuso que se mantendrá la vigencia de la RG CNV 830 para la celebración de asambleas virtuales en los términos y condiciones allí previstos. El criterio interpretativo asimismo disponía que eran los órganos de administración los que debían evaluar las condiciones y situaciones particulares de cada sociedad y optar por la celebración de la asamblea presencial o virtual garantizando el cumplimiento de los recaudos legales y sanitarios aplicables.

 

Finalmente, en el mes de agosto de 2022, con el dictado de la Resolución General N° 939 (la “RG CNV 939”), la CNV estableció que las emisoras podrán celebrar asambleas a distancia y/o de modalidad mixta (novedad incorporada por este régimen), desde la sede social o lugar que corresponda a la jurisdicción de la misma, que permitan la participación de accionistas, comunicados por medios de transmisión simultánea, siempre que esté previsto por su estatuto social. Aclara también que a los efectos del quorum y mayorías se computarán tanto los accionistas que se encuentren presentes como los que participen a distancia.

 

Asimismo, establece que estas disposiciones resultarán aplicables, en lo pertinente, a las asambleas de tenedores de obligaciones negociables.

 

Los principales cambios introducidos por la RG CNV 939 son:

 

Comunicación: En la convocatoria y en su comunicación se deberá informar la modalidad del acto y cuál es el sistema de comunicación a utilizarse.

 

Procedimiento: Las emisoras deberán establecer los procedimientos para la celebración de asambleas a distancia, previendo el ejercicio del voto de los accionistas y su participación. Los mismos deberán ser presentados ante la CNV con una anticipación, al menos, de 5 días hábiles a la fecha de celebración de la asamblea. Los procedimientos deberán ser de fácil acceso y publicarse en la Autopista de Información Financiera.

 

Acceso a la reunión e identificación: Las emisoras deberán garantizar la libre accesibilidad a las reuniones y la participación, con voz y voto, de todos los accionistas que hayan acreditado debidamente su identidad.

 

Deberá dejarse constancia en el acta de los sujetos, el lugar en el que se encontraban y el carácter en que participaron en el acto celebrado a distancia. Asimismo, el órgano de fiscalización deberá verificar que todos los accionistas presentes puedan hacer ejercicio de su derecho a deliberar y votar durante todo el transcurso de la asamblea.

 

Las emisoras deberán garantizar el acceso a la grabación de la reunión en soporte digital desde su sede social, por el término de cinco (5) años, la que debe estar a disposición de la CNV y de cualquier accionista que la solicite.

 

Registro de Depósito de Acciones y Asistencia a Asambleas: En el Libro Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas se deberá hacer constancia de los accionistas que participen a distancia, quienes quedan eximidos de firmar el Libro Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asamblea, debiendo el Presidente y un representante del órgano de fiscalización acreditar con su firma la presencia de los accionistas que participaron a distancia.

 

En este aspecto la RG CNV 939 regula expresamente un tema que había sido omitido en la RG CNV 830 no requiriendo que el libro sea firmado por los accionistas que participen a distancia.

 

Apoderados: En el caso que la participación a distancia se realice mediante intervención del representante del accionista, deberá acreditarse ante la emisora el otorgamiento del mandato en los términos del artículo 238 de la Ley General de Sociedades N° 19.550 (la “LGS”). De esta forma, la RG CNV 939 elimina el requisito adicional que había sido establecido por la RG CNV 830 que requería que los poderes fueran remitidos a la emisora con una anticipación de cinco (5) días a la celebración de la asamblea respectiva.

 

Firma de actas: La emisora deberá garantizar accesibilidad a las reuniones y la participación de todos los accionistas que hayan acreditado su identidad. Las actas de las asambleas deberán ser transcriptas en el libro social y firmadas dentro de los cinco (5) días hábiles por el Presidente, los socios designados al efecto y un representante de órgano de fiscalización.

 

Reuniones del órgano de fiscalización: Adicionalmente, la RG CNV 939 establece que el órgano de fiscalización de las emisoras podrá celebrar reuniones a distancia. El estatuto deberá establecer la forma. Se dejará constancia en actas, que deberán ser firmadas dentro de los cinco (5) días hábiles de celebrada la reunión.

 

Asambleas unánimes: Adicionalmente, dispone que las emisoras que prescindan de las publicaciones de la convocatoria a asamblea, en los términos del artículo 237 de la LGS deberán informar mediante hecho relevante, de forma inmediata, la decisión de celebrar una asamblea unánime indicando lugar y fecha.

 

Asambleas autoconvocadas: En cuanto a las asambleas autoconvocadas, que prescindan de la convocatoria en los términos del artículo 236 de la LGS, se deberá informar mediante hecho relevante, inmediatamente, la decisión de autoconvocarse, y dentro de las 24 horas de su celebración, la síntesis de los resuelto.

 

Fideicomisos Financieros: Finalmente, incorpora como artículo 50 Bis de las Normas, un texto que determina que los Fideicomisos Financieros con oferta pública podrán celebrar asambleas a distancia, que permitan la participación de los beneficiarios o sus representantes. El contrato de fideicomiso deberá prever la posibilidad de celebrar la asamblea a distancia y el fiduciario deberá verificar la correcta identificación de los participantes. El contrato de fideicomiso debe prever, al menos: (i) Forma de cómputo del quórum; (ii) Procedimiento de votación, debiendo en todo momento garantizar el principio de igualdad de trato de los participantes; (iii) Mecanismo de resolución ante desperfectos técnicos.

 

2. El régimen establecido por la IGJ

 

Si bien la Resolución General N° 7/2015 de la IGJ (la “RG IGJ 7/2015”) ya contemplaba la posibilidad de celebrar reuniones de directorio a distancia, su regulación exigía que en dichas reuniones el quórum fuera alcanzado con los miembros que se encontraban presentes en forma física. Esto ocasionaba que muchas sociedades no hicieran uso de dicha posibilidad, en tanto no resultaba una real alternativa para las reuniones presenciales.

 

Es así que, en el marco de la emergencia sanitaria y las restricciones a la circulación, a fines del mes de marzo de 2020 la IGJ mediante la Resolución N° 11/2020 (la “RG IGJ 11/2020”), incorporó la posibilidad de realizar reuniones a distancia de los órganos de administración y de gobierno de las sociedades y asociaciones civiles –conforme la interpretación amplia de la RG IGJ 7/2015-, reformando así los artículos 84 y 360 de la RG IGJ 7/2015.

 

De acuerdo a lo que establece la RG IGJ 11/2020, las sociedades o asociaciones civiles, cuyos estatutos así lo dispongan, podrán celebrar las reuniones de sus órganos de administración (v.g. directorio) o de gobierno (v.g. asamblea de accionistas o socios) a distancia, mediante plataformas de transmisión de audio y video que permitan la participación con voz y voto de sus miembros y de los órganos de fiscalización, en su caso.

 

Las reuniones a distancia deberán: (i) ser grabadas en soporte digital, cuya copia deberá ser conservada por el representante de la sociedad o asociación civil por el término de 5 años; y (ii) transcribirse al correspondiente libro, dejándose constancia de los participantes de la misma, y llevará la firma del representante de la sociedad o asociación civil.

 

Finalmente, la RG IGJ 11/2020 establecía que mientras permaneciera la limitación y/o restricción a la libre circulación de las personas en un esfuerzo por limitar la propagación del virus COVID-19, se permitiría la celebración de estas reuniones a distancia, sin que esto se encuentre expresamente contemplado en los estatutos de las sociedades o asociaciones civiles.

 

Finalizada la limitación y/o restricción antes mencionada, sólo podrían celebrar sus reuniones a distancia aquellas sociedades o asociaciones civiles cuyos estatutos expresamente lo contemplaran.

 

Así fue que, en el mes de julio de 2022, la IGJ publicó en el Boletín Oficial la Resolución General N°8/2022 (la “RG IGJ 8/2022”) estableciendo la finalización del período de excepción para la celebración de reuniones de órganos de administración o gobierno realizadas a distancia, cuando el estatuto así no lo previese.

 

La RG IGJ 8/2022 dejó sin efecto el artículo 3 de la RG IGJ N° 11/2020 el cual permitía la utilización de medios o plataformas informáticas o digitales para la celebración de las reuniones del órgano de administración o de gobierno de sociedades, asociaciones civiles o fundaciones, a raíz de las medidas de restricción a la circulación dispuestas por el DNU 260/2020 y modificaciones. De esta forma, solo se puede continuarse en el uso de las mencionadas modalidades en los supuestos en que el estatuto social lo hubiese previsto.

 

Asimismo, dispuso que se admitirían reuniones de sociedades, asociaciones civiles o fundaciones convocadas para ser celebradas a distancia bajo los términos del artículo 3 de la RG IGJ 11/2020 hasta 60 días hábiles administrativos posteriores a la publicación de la norma. Dicho plazo expiró el 12 de octubre de 2022.

 

Conclusiones

 

De esta forma, el régimen regulatorio argentino ha oficializado la posibilidad de que todos los órganos societarios sesionen a distancia cuando así lo requieran. Los requisitos de ambos regímenes son similares y están direccionados a que las reuniones sean de fácil celebración y con la debida resguarda de los derechos de todos los participantes.

 

Sin dudas se trata de una evolución en el desarrollo del derecho societario argentino, que tanto fue anhelada por la doctrina. Sin perjuicio de los indudables beneficios que estos regímenes traen a la vida diaria de las sociedades es dable señalar que el Código Civil y Comercial de la Nación incluyó la posibilidad de que se celebren reuniones con los participantes conectados por medios digitales, incluyendo como requisito únicamente que la totalidad los que deben participar del acto lo consintieran.

 

Si bien esos supuestos serán más limitados, ya que es poco probable su aplicación a sociedades en el régimen de la oferta pública, debe destacarse que la nueva regulación agregó como requisito adicional la previsión estatutaria, que era un requisito que el código de fondo no establecía.

 

Sin perjuicio de ello, estamos frente a un avance de la regulación en la materia, que trae mayor flexibilidad para los negocios y el día a día de las sociedades comerciales que hoy se encuentran inmersas en un mundo globalizado y mucho más dinámico que antaño.