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Ricoh: 5 consejos para elegir la mejor solución de gestión documental

Las empresas de todo el mundo están priorizando cómo aumentar la agilidad y productividad de sus procesos y capital humano, por ello, muchas organizaciones están implementando soluciones de gestión documental, automatización de información y flujos de trabajo. El objetivo es aumentar la eficiencia diaria.


En este contexto, Ricoh brindó 5 consejos a modo de guía para iniciar la evaluación de las soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo necesarias que hay disponibles en el mercado.

1.       La facilidad de uso debe ser lo primero a tener en cuenta

Cuando las empresas empiezan a buscar un software de gestión documental, es posible que se centren inicialmente en las funciones y características generales. En lugar de ello, deberían preguntarse: "¿Qué tal funcionaría este sistema para nuestro usuario?". Tener la mejor funcionalidad no vale mucho si la mitad de la gente del equipo no puede entenderla. Ten en cuenta que la gestión documental es una aplicación multiplataforma. Para sacar el máximo provecho de la solución, tiene que ser utilizada por todo el mundo, desde contabilidad y los ingenieros hasta el área de ventas. Mediante una formación específica y bien planificada, los usuarios deberían ser capaces de ver rápidamente cómo las soluciones de gestión documental les benefician.

2.       Asegurarse que el software se alinee con los objetivos de negocio

Con cualquier despliegue de software, hay algunas reglas generales. Analizar los departamentos de la empresa a los que se dirige principalmente el sistema, los tipos de documentos que se manejan y los procesos empresariales que se quieren mejorar. Es clave priorizar los elementos en función de los beneficios que se quieren lograr y no de las funciones u opciones que puede dar el software.

3.       La seguridad de datos

La protección contra los ciberataques, la pérdida de datos y de control de la información crítica para el negocio es cada vez más importante. En la gestión de documental -ya sea que se implemente una solución en las instalaciones o en la nube-, establecer medidas de seguridad debe ser parte del proceso de selección del proveedor de software. Se debe preguntar sobre las herramientas que necesitas para salvaguardar la información crítica para el negocio según el cumplimiento de estándares como HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR y otros.

4.       Usar soluciones pre-configuradas que reducen el tiempo de implementación de semanas a días

Aunque los procesos empresariales se desarrollan de forma diferente en cada organización, comparten requisitos y puntos de decisión clave. Las soluciones preconfiguradas en la nube como Docuware aprovechan estos denominadores comunes para construir un marco sólido que requiere poca o ninguna personalización. Ofrecen una implementación muy rápida, en pocos días. Es una buena práctica comenzar con una solución que se pueda adaptar fácilmente a los requisitos de la empresa y posteriormente adoptar más funcionalidades de un software. Las soluciones como Docuware se basan en la experiencia adquirida en el lanzamiento de miles de proyectos de digitalización con éxito. Estos paquetes listos para usar permiten digitalizar y automatizar procesos empresariales como el procesamiento de facturas, la gestión del capital humano, el control inteligente de documentos o la firma electrónica, entre otras funciones.

5. Tener en cuenta los imprescindibles en cualquier solución:

Ante una solución de gestión documental y flujos de trabajo digitales hay que prestar atención a las siguientes funciones

• Arquitectura: La solución debe satisfacer las necesidades actuales y futuras de la organización. Esto se relaciona con la pregunta: ¿Qué es lo más importante para tu empresa? El software basado en la nube elimina la carga de mantener la seguridad, la redundancia y la escalabilidad. Estas responsabilidades se trasladan al proveedor de servicios en la nube. Los líderes de las empresas pueden centrarse en la optimización de los procesos y la productividad de los trabajadores.

• Seguridad: Un sistema con los controles necesarios para poder dar acceso a los documentos a través de grupos de usuarios y niveles, es un componente crítico de cualquier solución de gestión y automatización de flujos de trabajo.

• Escalabilidad: Un sistema debe ser capaz de crecer con el negocio y los clientes. Comienza tu proyecto de software con un tamaño pequeño y hazlo crecer a medida que tus necesidades evolucionan. Esto debe hacerse sin complicar otros aspectos de la organización o del software, y sin tener que volver a formar a los empleados en el uso del sistema.

• Integración: El sistema debe encajar en un entorno de TI existente y tener la capacidad de integrarse con las aplicaciones actuales y futuras. La integración entre aplicaciones es algo más que el intercambio de datos. La facilidad de uso es igualmente importante. Si los empleados no pueden usarlo con fluidez entre las aplicaciones empresariales, la productividad se resiente y la tasa de errores aumenta.

• Acceso remoto y móvil: El trabajo del equipo puede tener lugar fuera de una oficina tradicional. Cuando se adopta la flexibilidad de la tecnología móvil y basada en la web, los empleados pueden iniciar el flujo de trabajo, dirigir y completar las aprobaciones, y tomar decisiones informadas en cualquier momento y lugar.

• Evaluar el costo total de propiedad: Considerar una solución de automatización estrictamente desde el punto de vista del precio es un error, pero es fundamental poder evaluar con precisión el costo total de propiedad de la solución. Si compara el costo de un sistema local con el de una suscripción a la nube, ten en cuenta el costo de mantenimiento del hardware, las cuotas anuales de soporte, el tiempo y los gastos de las actualizaciones y las preocupaciones de seguridad de un equipo dedicado.

Para más información: https://www.ricohamericalatina.com/es/productos/pd/software/gesti%C3%B3n-de-documentos/almacenamiento-dedocumentos/docuware