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La solución tecnológica facilita y mejora la experiencia de incorporación de nuevos colaboradores a una organización y garantiza un traspaso eficiente hacia la modalidad híbrida o remota. La manager de cultura y cambio organizacional de Addoc, Julieth Lasso Orlas, y la gerente de producto de Addoc, Lorena Horowicz, reflexionan sobre sus beneficios.
El onboarding digital, proceso que consiste en incorporar de manera 100% virtual a nuevos colaboradores en una organización, se transformó en una solución tecnológica clave en la actualidad, donde la modalidad de trabajo a distancia gana cada vez más protagonismo.
A partir de la pandemia de COVID 19, muchas pymes y grandes empresas dieron un giro hacia el trabajo remoto o híbrido y planifican mantenerlo. El cambio fue repentino y las compañías que no estaban preparadas debieron hacer reestructuraciones inmediatas, necesarias para administrar el nuevo lugar de trabajo online.
Con esta modalidad laboral surgieron también tendencias que proponen equilibrar el trabajo con la vida personal, tales como el “workation”, que se refiere a la posibilidad de trabajar conectado desde cualquier lugar al mismo tiempo que se disfruta de momentos de ocio y turismo, y el “work-life balance”, que busca establecer un equilibrio entre el tiempo y los recursos destinados al trabajo y los dedicados a actividades personales y familiares.
Frente a las nuevas tendencias, la incorporación presencial a una compañía se convirtió en una actividad complicada y lenta que atenta contra las demandas de libertad, flexibilidad y trabajo remoto de los colaboradores. Por eso, los softwares de onboarding son un aliado estratégico para las empresas que les permite virtualizar procesos, centralizar la información y gestionar tareas laborales a distancia.
“Tenemos varias lecciones que aprender sobre esta creciente modalidad de trabajo, donde la contratación y la incorporación remota son uno de los principales desafíos que tienen las organizaciones. Las formas de incorporación tradicionales están quedando obsoletas y la tecnología se convierte en una facilitadora indispensable para acelerar tareas administrativas y aumentar la satisfacción de los colaboradores”, sostiene Julieth Lasso Orlas, manager de cultura y cambio organizacional de Addoc, compañía argentina líder en soluciones integrales de almacenamiento, custodia de documentos, bienes y gestión de la información de manera inteligente.
¿Por qué es importante contar con un proceso de onboarding digital?
La incorporación es el momento ideal para generar un impacto positivo en un colaborador y originar sentido de pertenencia hacia la compañía. Esta etapa supone facilitar información y capacitar a los nuevos miembros para que se habitúen a su rol. “Un proceso de incorporación sólido y efectivo es vital para establecer un vínculo, disminuir la rotación y promover la productividad laboral. Para lograrlo, el onboarding digital resulta una herramienta efectiva, sobre todo en entornos donde se trabaja de manera virtual, desde distintos lugares y hasta en horarios diferentes”, agrega Lasso Orlas.
Entre los beneficios que tiene el onboarding digital, se encuentra la posibilidad de que los líderes de recursos humanos puedan minimizar y acelerar sus tareas administrativas, ya que todo el proceso de ingreso de colaboradores se realiza fácilmente de manera online, en cualquier momento y lugar. En consecuencia, el tiempo ganado se le puede dedicar a los miembros del equipo o a realizar más incorporaciones. A su vez, esta ventaja genera una reducción de costos en material administrativo.
Además, el proceso virtual de onboarding permite tener un control unificado sobre el estado de la documentación de cada persona. Lorena Horowicz, gerente de producto de Addoc, comenta que el servicio de Onboarding que brinda la compañía acepta el acceso de varios administradores, quienes pueden notificar a los usuarios sobre la creación de un nuevo segmento de documentos, cargar o rechazar archivos y visualizar si las personas involucradas en el procedimiento completaron lo solicitado. Es decir, se puede monitorear de manera totalmente online el proceso de ingreso para procurar que se lleve a cabo en tiempo y forma.
“Con nuestro servicio de Onboarding los usuarios - administradores pueden crear un pack de documentos con cuatro tipos de archivos distintos: documentos de visualización, que solo requieren la confirmación de lectura por parte del usuario y, si es necesario, su firma electrónica; documentos para completar, donde el usuario puede cargar archivos e imágenes; formularios; y PDFs editables. Una vez armado el pack, al usuario le llega una notificación a su mail con un mensaje de bienvenida, un usuario y una contraseña que podrá cambiar”, explica Horowicz.
El onboarding digital minimiza el tiempo que el nuevo usuario dedica a tareas simples como firmar documentos, facilita el acceso a la información 24/7 desde cualquier espacio y evita la perdida de archivos valiosos. Por otra parte, la plataforma de Addoc captura datos dentro del sistema para ejecutar informes, a partir de los cuales se pueden tomar decisiones y establecer estrategias vinculadas con los recursos humanos.
En el mundo actual, donde las personas elijen si se quedan o no en un trabajo según su vivencia y los beneficios que le brinda por sobre el salario económico, el onboarding digital constituye una manera inteligente de flexibilizar y mejorar el proceso de incorporación, además de garantizar un traspaso ordenado y eficiente hacia la modalidad híbrida o remota.
Acerca de Addoc
Es una empresa argentina que brinda soluciones en Tecnologías de la Información, ofreciéndole a sus clientes una propuesta de valor centrada en la gestión y administración de la información de manera inteligente. Su porfolio de servicios combina soluciones para el manejo de activos analógicos y digitales: guarda documental, digitalización de archivos, ciberseguridad, recibo digital, firma electrónica y softwares orientados a la automatización de flujos de trabajo. Posee sedes en Buenos Aires y Córdoba y aporta el Know How en plantas ubicadas en Formosa y Salta. Cuenta con más de 500 colaboradores y más de 800 empresas nacionales e internacionales confían en ella a la hora de gestionar el guardado y/o la digitalización de sus documentos y bienes de forma segura y eficaz.
Para más información, ingresar a www.addoc.com
