Todo lo que hay que tener en cuenta al organizar un Congreso. Por Lucio Vaquero, Director Comercial ID de MCI Latinamerica.

Cuando una Asociación enfrenta el desafío de organizar su Congreso profesional, tiene en cuenta una serie de actividades que tendrá que desarrollar para llevarlo a cabo.
Por ejemplo, sabe que habrá que confeccionar un programa técnico / científico, invitar a ciertas figuras prestigiosas en ese campo, y contar con un espacio donde realizar el evento. Pero pocas veces se detiene a reflexionar que además, deberá “si o si” hacer frente a gran cantidad de tareas adicionales, que son imprescindibles para la realización y el éxito del Congreso y le demandarán tiempo, personal, y recursos económicos. Mucho más cuando la mayoría de estas labores no son parte del expertise de la Asociación, por lo que termina invirtiendo más tiempo todavía en reunir asesoramiento y profesionales en cada campo.
Por ejemplo:

- Antes del evento. Habrá que organizar un equipo de trabajo que se ocupe de realizar un estudio de viabilidad del evento, preparar un presupuesto y flujo de caja, realizar la negociación con proveedores, llevar a cabo las inscripciones, manejar las finanzas…

Además, habrá que llevar adelante ciertas acciones de marketing para dar a conocer la realización del Congreso ante posibles sponsors y participantes. Por supuesto, es posible armar una página web y confiar en el “boca a boca” entre los profesionales del rubro … pero también hay opciones mas profesionales, que seguramente van a redituar en tener más participantes y lograr mejores sponsors. En el momento de evaluar cómo realizar estas acciones, hay que considerar la experiencia y profesionalismo con que se llevarán a cabo además del alcance global que pueda tener la acción, a fin de aplicar ese recurso tanto al aumento de participantes como a la captación de sponsors.

También habrá que negociar y gestionar contratos con una cantidad variable de hoteles (de acuerdo a la dimensión del evento y la cantidad de inscriptos del exterior e interior que se prevean), contratar los seguros correspondientes, presentar todos los trámites legales que se aplican al personal que trabaja en sede (muchos de los cuales son requisito obligatorio para desarrollar la actividad en ese lugar), atender los requerimientos de los futuros participantes (inscripción al evento, hotelería, transporte, tours), etc.

- Mientras se realiza el evento. Hay que realizar una cantidad de gestiones “in situ” para comprobar que todo esté efectivamente listo, y evitar desagradables sorpresas que puedan poner en riesgo los resultados deseados.
Detrás de este gran escenario que es el Congreso trabajan muchos proveedores (empresas del rubro audiovisual, catering, construcción de stands, señalización, seguridad, entre muchos otros), cuyo trabajo debe ser cuidadosamente coordinado.
Así mismo hay que efectuar la gestión de cobros y pago a los proveedores, pago de impuestos y gastos bancarios, cobro con tarjetas de crédito, etc.
Por otro lado, hay que realizar todo el trabajo que implica la atención directa de los participantes. Puede tratarse de delegados nacionales o internacionales, dependiendo de las características del Congreso. Estos últimos acarrean una serie de requerimientos adicionales como puede ser alojamiento, traslados, la gestión de visas y pasajes, etc., y esto en diferentes idiomas.

- Luego que el evento concluya. Comienza la gestión post-Congreso, durante la cual habrá que realizar los balances correspondientes, y evaluar resultados comparándolos con los objetivos planteados. En este punto, debe tenerse en cuenta que el Congreso suele tener un rol fundamental no sólo en lo que hace a la difusión de contenidos, sino también en lo relativo a la generación de fondos para sostener las distintas actividades de una Asociación.

Organizar un Congreso es una tarea muy compleja, que puede llevar años de trabajo y esfuerzo previo y requiere la capacidad de planificar estratégicamente y ejecutar una gran cantidad de tareas de forma coordinada. Y para desarrollar algunas de ellas se necesitan abogados, contadores, personal especializado en marketing, en seguros, en turismo, intérpretes, etc.

Contar con esta diversidad de profesionales involucrados - además de una gran cantidad de proveedores en los rubros técnicos - no es una opción sino una necesidad - que muchas veces no se tiene en cuenta- para que al llegar el día “D” todo salga de acuerdo a las expectativas.
Esto puede lograrse fácilmente contratando a una empresa organizadora profesional de congresos que cuente con trayectoria, profesionales capacitados, tecnología y presencia global. De esa manera la Asociación podrá reunir todos estos proveedores en uno sólo, y además recibir el acompañamiento estratégico necesario para que el evento sea un éxito.