Los organismos públicos argentinos se caracterizan por manejar una numerosa cantidad de expedientes y las instituciones judiciales, no son la excepción. La acumulación de expedientes trae aparejados problemas serios de espacio, almacenamiento y, principalmente, dificulta un acceso rápido y eficiente de los casos judiciales.
A partir de esta problemática nacional, diversas instituciones decidieron comenzar un proceso de digitalización de sus sistemas. Asesorados por Alaris incorporaron diversas líneas de escáneres en sus edificios, que contribuyeron a digitalizar documentos de forma inteligente, a fin de evitar la acumulación de expediente y ganar agilidad en los juicios.
Gracias a los avances tecnológicos del sector, los escáneres actuales no solo digitalizan imágenes, sino que también incorporan un sistema de software que permite rastrear documentación por palabras claves y localizar información de forma sencilla entre miles de documentos.
Por ejemplo, los actuales escáneres del mercado ayudan a digitalizar entre 20 y 150 páginas por minuto. Esto genera una gran ventaja al momento de compartir y organizar la información de manera ágil, segura y, en alta resolución.
Otros de los objetivos de este proyecto también fue mejorar el método de atención al público y facilitar el trabajo a los empleados judiciales con un nuevo modelo de gestión, apoyado en la digitalización de información, a través de escáneres.
Estos modelos están diseñados para obtener la máxima velocidad posible en la digitalización de documentos de identificación civil, tarjetas de visita, bancos y documentos en diversos relieves. Además, su sistema facilita la integración de la información en otros sistemas y procesos.
Por otro lado, los softwares cuentan con la tecnología Perfect Page para la creación de imágenes, lo que permite corregir colores, brillo, contraste, facilidad de lectura, orientación y fondo, para que las imágenes digitalizadas tengan aún mejor calidad que los documentos originales sin incrementar el tamaño del documento final. Gracias a este sistema el organismo logró aumentar el volumen de procesos y agilizar los juicios de la esfera pública.
Beneficios de la digitalización:
• Acceso más ágil a documentación judicial, gracias a encontrarse de forma digital y no en pilas de papeles;
• Liberación de espacio físico en las sedes judiciales, generando mayor comodidad al personal, espacio físico, en conjunto con más orden y limpieza;
• Fácil acceso a la documentación de forma segura y rápida, convirtiéndola en un recurso digital valioso ya que se incorporan, directamente, al sistema judicial;
• Paperless: Reducción en impresiones y documentación física.
El respaldo tecnológico es extremadamente importante para facilitar el día a día del organismo. La rápida digitalización, la integración del equipo con los sistemas electrónicos y la practicidad operativa son de vital importancia en esta trasformación hacia lo digital.
El programa de modernización del organismo judicial también integró las múltiples áreas que dispone el organismo, permitiendo un escenario donde el papel se escanea y, en el mismo momento de su digitalización, se asocia la documentación al trámite correspondiente.
Tras una primera incorporación de 48 equipos de escaneo y después de ver resultados positivos, se incorporaron 200 nuevos modelos (en este caso el Scan Station 730EX) a fin de seguir aumentando la digitalización de expedientes y acelerando el proceso de cambio del papel hacia lo digital (paperless).
Gracias a este aumento de escáneres, se accedió a mayor documentación digital y en menor tiempo. Además, se desocuparon muchos metros cuadrados de papeles de los edificios, generando más orden, limpieza y una mayor comodidad al personal.
Acerca de la División de Information Management de Kodak Alaris
Alaris es una empresa líder proveedora de soluciones de captura de información que simplifican los procesos empresariales. Nuestro propósito es ayudar al mundo a dar sentido a la información mediante soluciones inteligentes y conectadas que se basan en décadas de innovación en la ciencia del procesamiento de imágenes. Nuestra oferta de escáneres, software y servicios dereconocido prestigio está disponible a nivel mundial y a través de nuestra red de socios de canal. Para obtener más información, visite www.kodakalaris.com/es-ar/b2b/