Ninguna
organización es inmune, incluso las más innovadoras se tienen que esforzar para
conectar sus equipos de trabajo en una misión, una visión y una meta en común.
Cuando la información no se comparte, la base de ésta es la que sufre
el mayor impacto ya que debería fluir de manera libre, los empleados deberían
tener los recursos que necesitan en el momento en que lo requieren y con esto
se evitarían las redundancias en la organización.
La cruda verdad es que es
imposible para las organizaciones erradicar los silos, es decir, la ausencia de reciprocidad operativa. La
expresión se aplica típicamente a los sistemas de gestión donde el enfoque es
hacia adentro y la comunicación de la información es vertical. Los críticos de los
silos sostienen que los
administradores actúan como guardianes de la información, por lo cual la
comunicación entre los departamentos se torna difícil de lograr y la
interoperabilidad con las partes externas impracticable. Los silos tienden a limitar la
productividad en casi todas las organizaciones, generan mayores oportunidades
de fallas de seguridad y violaciones de la intimidad, y frustran a los
consumidores que esperan cada vez más que la información sea inmediata y
completa.
Sin embargo, existen iniciativas
que se pueden implementar para posicionarlos en la dirección indicada. Para
acelerar el cambio por medio de cambios metódicos y con alto impacto, RICOH, la
empresa de tecnología global especializada en soluciones de impresión digital y
servicios de IT, presenta 5 soluciones para eliminar los silos en los negocios:
1)
Implementar sistemas para la
colaboración de documentos
Uno de los retos más grandes que
los equipos enfrentan, es la ausencia de una plataforma unificada para
compartir y colaborar en la creación de archivos. En vez de almacenar la información
en un solo lugar, que por lo general crea confusión en relación a cuál es la
versión del archivo más reciente, existen plataformas para la administración de
contenidos en la empresa (ECM), o para la colaboración (ECC), que eliminan la
falta de integración de los equipos. Un sistema que abarque a toda la
organización y que cuente con características administrativas robustas, puede
apoyar a eliminar los silos en los negocios, y asegurarse que las personas
tienen acceso a la información adecuada.
2)
Diseñar una estrategia de
administración para dispositivos móviles
La revolución móvil no tiene mucho
de haber comenzado, los miembros de los equipos acceden a información a todas
horas del día, sin importar en donde se encuentren. Aun así, las compañías se
están retrasando en lo que respecta a políticas BYOD (Bring Your Own Device),
lo cual confunde a los integrantes de las empresas sobre la mejor manera en que
deben estar conectados. Eliminar la confusión potencial ayudara a los equipos
de trabajo a tener claras las expectativas de la compañía.
3)
Crear una visión global de
tu fuerza laboral
En cualquier momento, los equipos
ejecutivos deben mantener una visión operativa de su fuerza de trabajo. Es
necesario tomar el tiempo necesario para evaluar a profundidad las iniciativas
que estén en marcha, esto ayudará a evaluar redundancias potenciales y las
áreas de superposición.
Identificar oportunidades para
eliminar los silos en un negocio, además de construir puentes entre los equipos
de trabajo, ayudándoles a compartir recursos, bienes y propiedad intelectual
será el primer paso para la eficiencia.
4)
Impulsar el diálogo abierto
Una de las barreras más grandes
para la transparencia es el temor de cometer errores. Desde la perspectiva de
la optimización de los procesos, es crucial construir una cultura que permita a
los miembros de los equipos comunicar los resultados de experimentos, cambios
de dirección y aprendizajes de manera abierta, con una mentalidad positiva.
Impulsar el diálogo, asesorar a
equipos de trabajo y solicitar retroalimentación de manera activa ayudará
significativamente al negocio. El diálogo abierto es una práctica que toma
mucho tiempo dominar, y a la larga será crucial para las organizaciones
5)
Invertir en educación
Webinars, centros de conocimientos
y de recursos serán herramientas administrativas de gran importancia para
eliminar los silos en los negocios. Los empleados necesitan aprender sobre la
gran visión que tiene su empresa. Al ritmo que la organización esté avanzando,
es importante que se aseguren que cada empleado tiene acceso rápido y eficiente
a la información que necesitan. Motivar a los equipos a que dirijan ellos
mismos su comunicación y aprendizaje, a través de la tecnología y procesos.
Acerca
de RICOH
RICOH es una compañía global de tecnología
especializada en equipos de oficina para la creación de imágenes, soluciones de
impresión de producción, sistemas de gestión de documentos y servicios de IT.
Con sede en Tokio, RICOH Group opera en 200 países y regiones. En el año
financiero que terminó en marzo de 2014, RICOH Group tuvo ventas mundiales de
2,195 millones de yenes en base a la norma contable IFRS (aprox. 21.3 mil
millones de dólares). La mayoría de
los ingresos de la compañía proviene de productos, soluciones y servicios que
mejoran la interacción entre las personas y la información. RICOH también
produce galardonadas cámaras digitales y productos industriales especializados.
Es conocido por la calidad de su tecnología, la norma excepcional de su
servicio al cliente y sus iniciativas de sostenibilidad. Bajo su lema corporativo,
imagine. change (imagina. cambia), RICOH ayuda a las empresas a transformar su
forma de trabajar y a aprovechar la imaginación colectiva de sus empleados.
Para más información, por favor visite http://www.ricoh.com.ar/