Compartir la información: uno de los principales problemas de las empresas RICOH plantea claves como colaboración de documentos, estrategia de BYOD e inversión en educación para erradicarlos.

Ninguna organización es inmune, incluso las más innovadoras se tienen que esforzar para conectar sus equipos de trabajo en una misión, una visión y una meta en común. Cuando la información no se comparte, la base de ésta es la que sufre el mayor impacto ya que debería fluir de manera libre, los empleados deberían tener los recursos que necesitan en el momento en que lo requieren y con esto se evitarían las redundancias en la organización.
La cruda verdad es que es imposible para las organizaciones erradicar los silos, es decir, la ausencia de reciprocidad operativa. La expresión se aplica típicamente a los sistemas de gestión donde el enfoque es hacia adentro y la comunicación de la información es vertical. Los críticos de los silos sostienen que los administradores actúan como guardianes de la información, por lo cual la comunicación entre los departamentos se torna difícil de lograr y la interoperabilidad con las partes externas impracticable. Los silos tienden a limitar la productividad en casi todas las organizaciones, generan mayores oportunidades de fallas de seguridad y violaciones de la intimidad, y frustran a los consumidores que esperan cada vez más que la información sea inmediata y completa.
Sin embargo, existen iniciativas que se pueden implementar para posicionarlos en la dirección indicada. Para acelerar el cambio por medio de cambios metódicos y con alto impacto, RICOH, la empresa de tecnología global especializada en soluciones de impresión digital y servicios de IT, presenta 5 soluciones para eliminar los silos en los negocios:
1)       Implementar sistemas para la colaboración de documentos
Uno de los retos más grandes que los equipos enfrentan, es la ausencia de una plataforma unificada para compartir y colaborar en la creación de archivos. En vez de almacenar la información en un solo lugar, que por lo general crea confusión en relación a cuál es la versión del archivo más reciente, existen plataformas para la administración de contenidos en la empresa (ECM), o para la colaboración (ECC), que eliminan la falta de integración de los equipos. Un sistema que abarque a toda la organización y que cuente con características administrativas robustas, puede apoyar a eliminar los silos en los negocios, y asegurarse que las personas tienen acceso a la información adecuada.
2)       Diseñar una estrategia de administración para dispositivos móviles
La revolución móvil no tiene mucho de haber comenzado, los miembros de los equipos acceden a información a todas horas del día, sin importar en donde se encuentren. Aun así, las compañías se están retrasando en lo que respecta a políticas BYOD (Bring Your Own Device), lo cual confunde a los integrantes de las empresas sobre la mejor manera en que deben estar conectados. Eliminar la confusión potencial ayudara a los equipos de trabajo a tener claras las expectativas de la compañía.
3)       Crear una visión global de tu fuerza laboral
En cualquier momento, los equipos ejecutivos deben mantener una visión operativa de su fuerza de trabajo. Es necesario tomar el tiempo necesario para evaluar a profundidad las iniciativas que estén en marcha, esto ayudará a evaluar redundancias potenciales y las áreas de superposición.
Identificar oportunidades para eliminar los silos en un negocio, además de construir puentes entre los equipos de trabajo, ayudándoles a compartir recursos, bienes y propiedad intelectual será el primer paso para la eficiencia.
4)       Impulsar el diálogo abierto
Una de las barreras más grandes para la transparencia es el temor de cometer errores. Desde la perspectiva de la optimización de los procesos, es crucial construir una cultura que permita a los miembros de los equipos comunicar los resultados de experimentos, cambios de dirección y aprendizajes de manera abierta, con una mentalidad positiva.
Impulsar el diálogo, asesorar a equipos de trabajo y solicitar retroalimentación de manera activa ayudará significativamente al negocio. El diálogo abierto es una práctica que toma mucho tiempo dominar, y a la larga será crucial para las organizaciones
5)       Invertir en educación
Webinars, centros de conocimientos y de recursos serán herramientas administrativas de gran importancia para eliminar los silos en los negocios. Los empleados necesitan aprender sobre la gran visión que tiene su empresa. Al ritmo que la organización esté avanzando, es importante que se aseguren que cada empleado tiene acceso rápido y eficiente a la información que necesitan. Motivar a los equipos a que dirijan ellos mismos su comunicación y aprendizaje, a través de la tecnología y procesos.


Acerca de RICOH
RICOH es una compañía global de tecnología especializada en equipos de oficina para la creación de imágenes, soluciones de impresión de producción, sistemas de gestión de documentos y servicios de IT. Con sede en Tokio, RICOH Group opera en 200 países y regiones. En el año financiero que terminó en marzo de 2014, RICOH Group tuvo ventas mundiales de 2,195 millones de yenes en base a la norma contable IFRS (aprox. 21.3 mil millones de dólares). La mayoría de los ingresos de la compañía proviene de productos, soluciones y servicios que mejoran la interacción entre las personas y la información. RICOH también produce galardonadas cámaras digitales y productos industriales especializados. Es conocido por la calidad de su tecnología, la norma excepcional de su servicio al cliente y sus iniciativas de sostenibilidad.  Bajo su lema corporativo, imagine. change (imagina. cambia), RICOH ayuda a las empresas a transformar su forma de trabajar y a aprovechar la imaginación colectiva de sus empleados. Para más información, por favor visite http://www.ricoh.com.ar/